بسمه تعالی
حدودا یک سال پیش بود که برای مشاوره مدیریتی به کارگاه تولیدی یکی از دوستان دعوت شدم .
در کارخانه مورد بحث محصولی بسیار خاص برای صنایع تولید می شد، محصولی کوچک، فنی، حساس، و تقریبا گران قیمت که می شد گفت اکثر کارخانه های صنعتی و خیلی از ماشین آلات این قطعه حساس را لازم دارند .
کاری که انجام می دادند خیلی به نظرم جذاب و پول ساز بود ، به خصوص که خیلی فنی و خاص بود و تقریبا بدون رقیب بودند و این قطعه قبلا به صورت کلی با واردات در کشور تامین می شد و آنها توانسته بودند هم کیفیت و هم قیمت بسیار مناسبی داشته باشند و به عنوان شرکت دانش بنیان هم ثبت شده بودند، و من از اینکه میدیدم جوان های کشورم این کار را انجام می دهند به خودم به عنوان یک ایرانی افتخار کردم.
دوست من که مدیر این مجموعه بود از رشد سریع کسب و کار و مجموعه تحت مدیریت خود گفت و اینکه در سال جاری باید نزدیک به 60 نیروی جدید استختدام کنند و نیرو های او نزدیک به 100 نفر می شدند و طبق برنامه این روند در سالهای بعدی هم ادامه داشت.
اما مشکل اینجا بود که نمی دانست این حجم از نیروی انسانی را چطور باید مدیریت کند و همین طور با بقیه قسمت ها هم مشکلاتی داشت مثل بخش تولید و بازاریابی و .
من هم در چند جلسه فشرده برای او شرح دادم که باید کسب و کار خود را به قسمت های مختلف تقسیم کند و برای هر بخش یک مدیر میانی داشته باشد و او هم باید مهارت های انسانی خود را بیشتر کند و مسائل فنی و بخشی ر به معاونین خود بسپارد.
برای دوستم شرح دادم که باید فرآیندهای هر بخش را به درستی تدوین کند و شرح وظایف برای هر بخش بنویسد و به کمک نیرو های خبره و قدیمی در کسب و کار خود برای هر شغلی یک شرح شغل تهیه کند و همچنین چارت سازمانی را بنویسد و روی دیوار جلوی دید همه بگذارد تا همه از سلسله مراتب و مسئولیتها در شرکت آگاه باشند و خلاصه اینکه از قالب سنتی و کسب و کار کوچک باید به سمت یک ساختار اصولی و به روزتر برود و شکل و شمایل یک کسب و کار متوسط و بلکه بزرگ را به خود بگیرد.
اشاراتی در مورد وم حضور در فضای آنلاین و درست کردن سایت کردم و به دوستم پیشنهاد دادم با نرم افزار ها و ابزارهایی مثل crm برای مدیریت ارتباط بامشتریان و تیم یار برای یکپارچه سازی کارکند و همچنین در مورد انضباط مالی و حسابداری نکاتی را یادآوری کردم .
من با خوشحالی از اینکه توانستم به دوستم و کسب و کار او کمک کنم از آنجا بیرون آمدم و در هفته های بعد هم چند بار تلفنی پیگیر کارها بودم و می شنیدم که این تغییرات در حال اجرا هست و خیالم تا حدودی راحت شد.
بعد از چیزی حدود یک سال مجددا دوستم بامن تماس گرفت و از من خواست تا مهمانش باشم و در مورد کار با هم گپ و گفتی داشته باشیم.
سعی کردم سر وقت آنجا باشم و با کنجکاوی می خواستم ببینم که در این یک سال چه تغییراتی انجام شده.
با خوشحالی دیدم که کسب و کار آنها رشد خیلی خوبی داشته (البته محصول تولیدی بسیار خاص و بدون رقیب هست) مشتریان هر روز بیشتر شده اند ، crm در سیستم ها نسب شده و مشتریان یکپارچه شده اند، ساختار شرکت به درستی تقسیم شده و خلاصه موارد مورد نظر اعمال شده بود نیروی انسانی زیادی هم جذب شده بود اما
دوست مدیر من بعد از توضیح کامل فعالیتهای انجام گرفته و رشد بسیار خوب تولید و فروش با کمال تعجب به من گفت که دیگر خسته شده است و شاید بهتر باشد فعالیتها را کم کند و از مشغله زیاد و درگیری ها و چالشهای هر روزه گفت که دیگر از تحمل خارجه !
اول خیلی جا خوردم و دور از انتظار من بود، بعد از دوستم چند تا سوال کردم و دیدم مشتریان از محصول راضی هستن و مشکل از محصول و مسائل مربوط به مشتری و فروش نیست و در کل مشکل از درون سازمان نشأت گرفته با اینکه در ظاهر سازمان منظمی برای این کسب و کار ساخته شده بود.
با فکری مشغول آنجا را ترک کردم و از دوستم خواستم به من فرصت بدهد تا در این مورد تحقیق کنم و اینکه اجازه گرفتم تا یک روزی که نبود بروم و با کارمندان هم صحبت کنم.
چند روز بعد با یکی از مدیران میانی رده بالا در کسب و کار دوستم تماس گرفتم و هماهنگ کردم تا در ساعتی که کارفرما نیست به آنجا بروم و با چند نفری صحبت کنم.
خلاصه، بعد از چند ساعت صحبت در مورد همه چیز و کنکاش فراوان بلاخره سرنخ مشکلات افتاد به دستم ، مشکل خیلی ساده بود ، دوست مدیر من با اینکه به ساختارها نظم داده بود و تقسیم بندی درستی هم انجام داده بود و برای هر بخش مدیر میانی گذاشته بود اما اختیارات را به آنها تفویض نکرده بود و همچنان می خواست در همه کارها نظر بدهد و خلاصه در کار کارمندان زیر دستش دخالت می کرد و تقریبا قدرت تصمیم گیری را از همه گرفته بود، با اینکه نیروهای خوب و شایسته ای داشت اما همه برای هر کاری باید تایید نهایی می گرفتند، این باعث شده بود با اینکه مدیران میانی در شرکت بودند اما عملا همه کارها مجددا روی دوش مدیر بود و این هم باعث کندی سازمان و هم دلسردی کارمندان بود.
در سازمان خلاقیت و اختیار دیگر معنی نداشت، هیچ کس هیچ کاری را نمی توانست مستقلا انجام بدهد و مدیران میانی هم در حد یک منشی بخش بیشتر نبودند و دوست مدیر من هم از این وضعیت خسته شده بود اما این جمله را نمی دانست که "مدیر فضول نباشیم"
با سپاس
محمد توفیقی
99/10/1
درباره این سایت